Mon métier ? Coordinatrice de soins…
Tous les acteurs de notre profession savent bien que le niveau d’accueil et d’écoute offert au patient est primordial dans la relation que nous allons développer tout au long de son traitement.
Aujourd’hui, le manque de praticien associé à la hausse constante de la demande des patients a pour résultat un manque de temps pour l’écoute des besoins mais surtout l’information rendue. Dans de nombreux cabinets, les praticiens ont ouverts des postes d’assistantes dentaire côté technique tout en s’apercevant au fi du temps que le niveau de service rendu n’augmentait pas pour autant. Trop de stérilisation, trop de tâches techniques, un planning de soin bondé, une équipe assaillie ne sachant pas dire « non », la machine infernale est en route !
A la question : qu’est ce qui vous permettrait de rendre une information complète aussi bien à caractère médical qu’administratif à vos patients ? Souvent les praticiens répondent : du temps, une personne qui s’en occuperait, un espace pour recevoir les gens autrement qu’entre deux portes, mais aussi des compétences autres que médicales car cela devient de plus en plus compliquer d’expliquer les procédures spécifiques à l’administratif. Le personne est toute trouvée : votre assistante dentaire ? Oui mais voilà vous avec besoin d’elle au fauteuil, car le confort du travail à 4 mains vous manquerait cruellement.
Nous voyons donc des postes se créer comme celui de secrétaire/coordinatrice de soin.
Les praticiens ayant fait le choix de s’adjoindre ses compétences sont tous unanimes sur le fait qu’il est nullement question que cette personne se substitue au praticien. Cela va s’en dire mais il est plus clair de l’écrire. Ces mêmes praticiens sont aussi d’accord pour ne pas designer les tâches de cette nouvelle collaboratrice de commerciales ! A aucun moment il est question de vendre dans la mauvaise définition du mot.
Cependant, ils sont certains que l’augmentation des explications données au patient, la remise de documents explicatifs, le temps passé à valider les différents remboursements/ mutuelle etc… contribue au niveau de service qu’ils souhaitent offrir à leur patient.
Suivant les compétences et le niveau de délégation du praticien, les responsabilités et tâches affectées à ce poste vont de l’explication de devis à l’élaboration du plan de traitement exécuté grâce aux directives du praticien après la pose du diagnostic.
Il est à mes yeux essentiel que le praticien garde l’explication des soins car le patient a choisi de venir LE ou LA consulter et il est aussi essentiel de donner l’opportunité au patient de poser toutes les questions possible, de valider si le praticien a été clair sur toutes les étapes de soins par exemple. Grâce aux compétences de la coordinatrice de soins le patient a à porter d’oreilles tout ce dont il a besoin pour choisir de se faire soigner mais aussi d’obtenir le sourire et la santé qu’il désire. L’équipe soignante bénéficie de plus de temps pour soigner tout en étant certain que tout a été fait pour améliorer et consolider la qualité de service souhaité.
Les tâches possible déléguées à la secrétaire/coordinatrice de soins
- Confirmation des rendez vous
- tenue du planning des rendez vous
- aménagement du livre de rendez vous en cas de report ou d’annulation
- vérification de la tenue du dossier médical
- validation des plan de traitement avec le praticien avant organisation des rendez vous
- co- explication des plans de traitement possibles proposés par le praticien
- explication du dossier administratif
- assistance à l’élaboration des dossiers mutuelle
- élaboration des ententes financières avec le patient